Una plantilla de presupuesto precarga la configuración de un presupuesto (categorías, restricciones, días y horarios, montos) para que tú o las personas de tu empresa creen presupuestos y solicitudes en segundos, sin repetir el proceso desde cero.
Es una herramienta de precarga, sus valores se copian al momento de usarla. Es ideal para casos recurrentes, como viajes, caja chica, anticipos, reembolsos o fondos fijos.
Antes de empezar
Necesitas tener una empresa seleccionada en la plataforma para crear o usar plantillas.
Pueden crear y administrar plantillas los roles Administrador y Administrador de Presupuestos. Cualquier usuario con acceso a Presupuestos puede usarlas para crear o solicitar un presupuesto.
Encuentras la sección en el portal web en Configuración > Presupuestos > Plantillas de presupuesto.
Crear una plantilla nueva
Haz clic en + Crear plantilla.
Completa los Datos generales (ver detalle debajo).
Define las Restricciones que quieras precargar. Ninguna es obligatoria salvo las que se indican, así que puedes guardar una plantilla con configuración parcial.
Haz clic en Guardar, o en Guardar y crear nueva si vas a seguir armando otra plantilla a continuación.
Datos generales
Campo | ¿Obligatorio? | Detalle |
Nombre | Sí | Debe ser único dentro de tu empresa: no se permiten dos plantillas con el mismo nombre. Es el nombre que va a ver la persona que solicite un presupuesto. |
Descripción | No | Sirve para explicar para qué se usa la plantilla. |
Tipo de presupuesto | Sí | Anticipo, Caja chica, Fondo fijo, General, Reembolso o Viajes. Importante: una vez guardada la plantilla, este campo queda bloqueado y no se puede modificar ni por ti ni por quien la use después. |
Tipo de ciclo | Sí | Único uso, Recurrente diario o Recurrente mensual. Si eliges una opción recurrente, puedes definir cada cuántos días o meses se renueva, y activar Presupuesto acumulativo para que el importe no utilizado en un ciclo se acumule y se incorpore al disponible del siguiente ciclo (desactivado por defecto). |
Restricciones
Todas estas condiciones que configures se precargan en los presupuestos o solicitudes que se creen con esta plantilla:
Campo | ¿Obligatorio? | Valor por defecto si no lo defines |
Límite máximo por transacción | No | Sin límite |
Días permitidos | No | Todos los días de la semana |
Horas | No | Todo el día (00:00 a 23:59) |
Canal (compras en línea / físicas) | No | Ambos habilitados |
Origen del pago (Internacional / Nacional) | No | Ambos habilitados |
Categorías de gasto / Comercios habilitados | Sí (con “Permitir todas” preseleccionado) | Permitir todas |
Métodos de pago permitidos | Sí (con “Permitir todos” preseleccionado) | Permitir todos |
Gestionar tus plantillas
Acciones disponibles desde el menú de cada plantilla:
Editar: modifica cualquier dato de la plantilla. Los cambios solo se van a aplicar a los presupuestos y solicitudes que se creen a partir de ese momento.
Duplicar: crea una copia con el nombre “Copia de . [nombre de la plantilla original]”, para que ajustes lo que necesites sin partir de cero. Por ejemplo, para crear “Viaje al exterior” a partir de “Viaje al interior” cambiando solo el canal y los importes.
Habilitar / Deshabilitar: la plataforma te va a pedir confirmación antes de aplicar el cambio. Si deshabilitas una plantilla deja de estar disponible para elegir. Los presupuestos que ya se crearon con ella no se ven afectados.
Eliminar: esta acción es permanente y no se puede deshacer. La plantilla ya no va a estar visible en la plataforma. Los presupuestos que ya se crearon con ella no se ven afectados.
Crear un presupuesto usando una plantilla (administradores)
Entra a Presupuestos y haz clic en Crear presupuesto.
En la pantalla Selecciona una plantilla de presupuesto, elige la que corresponda (puedes hacer clic en Ver plantilla para revisar sus restricciones antes de decidir) y haz clic en Continuar.
El formulario Crear presupuesto se abre con todos los campos precargados según la plantilla elegida (vas a ver la referencia “Basado en plantilla: [nombre] | [tipo]” arriba del formulario). A diferencia de lo que ocurre cuando alguien solicita un presupuesto, como administrador puedes modificar cualquier campo —incluidas todas las restricciones— antes de guardar.
Haz clic en Crear presupuesto.
Cómo tus empleados solicitan presupuestos con una plantilla
Cuando alguien de tu empresa solicita un presupuesto, puede elegir una plantilla habilitada para que el pedido ya salga con las restricciones correctas. A diferencia del flujo de administrador, quien solicita no puede modificar ninguna restricción de la plantilla: solo completa los datos que varían en cada solicitud.
Desde la web o app
Entra a Presupuestos > Mis solicitudes de presupuesto y hace clic en Solicitar presupuesto.
Paso 1 (Plantilla): elige una de las plantillas habilitadas para tu empresa. También puede optar por Continuar sin seleccionar plantilla y armar la solicitud libremente, como hasta ahora.
Paso 2 (Detalles de la solicitud): la plantilla ya precargó el tipo de presupuesto y todas las restricciones —no se pueden modificar—. Solo tiene que completar Nombre del presupuesto, Motivo de la solicitud, Importe que solicita, Fecha de inicio y de expiración e Integrantes (por defecto, se completa con la propia persona). También puede adjuntar, de forma opcional, un archivo complementario.
Confirma y envía la solicitud. Queda pendiente de aprobación según el flujo configurado en tu empresa.
Qué pasa después de solicitar
El presupuesto o la solicitud queda con las restricciones vigentes de la plantilla en el momento en que se creó, aunque más adelante edites la plantilla.
Tanto quien solicita como sus aprobadores reciben un correo con el detalle de la solicitud, incluyendo qué plantilla se usó.
Al aprobarse la solicitud, el presupuesto se crea automáticamente con las restricciones ya definidas en la plantilla, sin pasos adicionales.
Preguntas frecuentes
¿Si edito una plantilla que ya usé antes, se actualizan los presupuestos que ya creé con ella?
No. Los cambios sólo se aplican a los presupuestos y solicitudes nuevos, creados después de guardar la edición.
¿Qué pasa si elimino una plantilla? Deja de estar disponible de forma permanente. No afecta a los presupuestos que ya se crearon con ella.
¿Los empleados pueden cambiar las restricciones de una plantilla al solicitar un presupuesto? No. Solo pueden completar los datos que varían en cada solicitud: nombre, motivo, importe, fechas e integrantes.
¿Puedo tener plantillas para distintos casos de uso? Sí. Usa el campo Tipo de presupuesto (Anticipo, Caja chica, Fondo fijo, General, Reembolso o Viajes) para diferenciarlas y que sea más fácil elegir la correcta al crear o solicitar un presupuesto.